貸会議室は、イベントの規模や使用する目的に合わせて、部屋の広さ・設備・場所を選択する事が出来ます。近頃は、会社・企業のみならず個人が主催するイベント会場として利用する事も増加しています。 人が多く集まる社内会議や、外部の人を招いたイベント等、自社のスペースや設備だけでは足りない事もあります。そんな時に便利に活用出来るのが「貸会議室」なのです。ここでは、その貸会議室を借りる良さについてご紹介します。
貸会議室って一体どんな場所？
貸会議室とは、一つの会議室を限られた一定時間レンタルする事が出来るサービスの事です。主な利用者は、会社や企業が中心となっており、会社の会議やプレゼンテーション、企業の打合せやイベント等活用されています。しかし、現在はこのような公の機関に限らず個人的な利用目的でもレンタルされるようになってきています。例えば、新年会・女子会・お誕生日会・習い事のスぺース等、利用目的にも幅が出てきています。
一般的なレンタルスペースとの違いについて
貸し会議室と言うのは、ビジネスを目的のとした会議室の他にも個人的にも利用可能なシンプルな個室空間が多いです。しかし、一般的なレンタルスペースでは、料理を行う事が出来るスペースがあったり、ダンススタジオ等にあるような設備や備品があったりします。貸会議室のようにビジネス目で使用出来る空間とは少し異なる設備を構えていたりするのが一般的なレンタルスペースと言えます。
貸会議室の良い所を教えて！！
①立地が良い場所にある事！
貸会議室は街の中心地に多く存在しているのを知っていましたか？ 駅前やオフィス街等に貸会議室は多くある為、地理的にも便利で交通アクセスが非常に良い事が挙げられます。なので、例えば自分の会社から打ち合わせ会場まで行くのに、電車を乗り次いで移動したりしなければならないとなると、移動に時間が取られて貴重な時間が無駄になってしまいます。立地が良い場所に会場があれば、最寄りの駅から徒歩数分で到着する事も出来たり、来客者にとっても負担が少なく済む良さがあります。
このように、会場を利用する目的によって集客しやすい立地を選択出来るのです。
②自前の準備が最少限でOK！
貸会議室の利用では、貸会議室を取り扱っている会社で様々な利用サービスを提供しています。例えば、会社の会議でプロジェクターやマイクが必要な時も、これらの機材・機器を貸会議室会社が用意してセッティングしてくれます。このように、目的やイベントの規模で普段使用する事が無い特殊な備品が必要になっても、会社によりますがそれらも全て貸会議室の会社が提供してくれます。自分達が必要とする備品を購入する事無く、レンタルが可能なので利用する際の費用コストを抑える事が出来、自前の準備が必要最低限で済みます。
③利用者のコスト削減に繋がる！
会社や企業では、最近自社の会社の面積を狭くして無駄なスペースを作らない所が多くなっている事を知っていましたか？その要因には、会社や企業にある普段は滅多に使用する事の無い会社のスペースがある事で、その分多くの維持費が必要になる事が挙げられます。無駄なスペースを削減する事で、自社コストを下げ事が出来ます。そこで有効活用出来るのが貸会議室です。貸会議室ならば、使用したい時にスペースを利用する事が出来る為、毎月掛かる維持費と比較しても費用を安く抑える事が出来ます。
多目的な利用が可能な「貸会議室」！！
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貸会議室は、冒頭でも述べたように公な機関に限らず個人的な利用も可能で、様々な用途に対応する事が出来ます。では、実際にどんなシーンで活用されているのでしょうか。ここでは、貸会議室の活用シーンを幾つかご紹介するのと同時に、何故活用されているのかについても触れていきたいと思います。会場作りの参考にしてみて下さいね。
貸会議室の活用シーンを教えて！
①会議
会議が開催される規模に合わせて、少人数～大人数と目的に合わせた会議室を借りる事が出来る良さがあります。また、貸し会議室には会議で良く使用されるプロジェクターやホワイトボード等の備品も揃っており、準備に手間も掛からずしっかりとした会議スタイルを整える事の出来るサポートが充実しています。
②株主総会の会場
近頃は、株主総会で企業が投資家に向けて、経営・財務状況、業績動向に関する情報を発表する場として、貸会議室を借りてイベント的に行う企業が多くなってきています。株主総会は、その会社のイメージにも繋がる大事な場です。自分達で株主総会の会場を一から作るとなると色々と大変ですが、設備が既に整っている貸会議室なら、備品の準備に加えて控え室等の用意も簡単手配する事も可能です。
③会社説明会の会場
就職活動の時期には、会社や企業では貸会議室を借りて自社の会社説明会を行う場合が多いです。会社や企業にとって就活生と初めて面識を持つ場として有効的に利用する事が出来るので、貸し会議室を活用する会社や企業は毎年増加傾向を辿っています。より沢山の就活生が自社に興味を持ってもらう為には、会場の事前準備がとても大切になっています。貸会議室をレンタルすれば、準備に時間も掛からず就活生に良い印象を持ってもらえるような最適な空間を提供する事が可能です。貸会議室の会社の中には、プロのコーディネーターが会場作りの相談に乗ってくれるような所もあります。
④試験会場
貸会議室では、大学入試・資格取得試験等、試験会場としても幅広く活用されています。試験の規模が大きかったりすると、会場準備や後片付けに時間や労力を要するので、試験会場の担当者に大きな負担が掛かります。しかし、貸会議室を利用すれば準備段階から試験終了時まで総合的にサポートしてくれる所もあるので便利です。
⑤習い事の場所
貸し会議室は、時間単位で部屋を借りる事が可能なので、習い事の場所としても各教室のニーズに合わせた運営を行う事が出来ます。事前予約をすれば、都合に応じてレッスン場として活用出来るので、貸会議室をリピートして借りている教室も多くあります。
⑥フリーマーケットの会場
フリーマーケットは、フリーマーケット会場までのアクセスの良さが集客に関係しています。なので、立地が良い場所にある貸会議室をフリーマーケットの会場として利用する方も多いです。会議室を一部屋借りる事になるので、利用費用のコストも削減出来る良さがあります。
⑦展示・個展会場
展示・個展のイメージに合わせて空間のレイアウトも素敵に仕上げる事が出来ます。空間をどう使うかは利用者の自由なので、自分の好きなようにセッティングする事が出来ます。また、貸会議室を取り扱う会社にはプロのコーディネーターが所属している事もあるので、コーディネーターに空間レイアウトを相談する事も可能です。
まとめ
貸会議室はどんな方でも利用する事が出来、多岐に渡って様々な活用方法がある事がお分かり頂けたと思います。利用する目的や人数等を貸会議室のスタッフに相談する事も出来るので、会場選びや会場セッティングを円滑に行う事が可能です。「どこか良い会場はないか…？」と会場探しでお悩みの方は、是非、貸会議室を利用してみてはいかがでしょうか。
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